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    Kauffrau/-mann für Büromanagement: Der vielseitige Ausbildungsberuf

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    Kauffrauen und -männer für Büromanagement hantieren nicht nur mit Word oder leisten Telefondienst. Wir verraten, was sich hinter dem Job verbirgt.

    Der abwechslungsreiche Beruf Kauffrau/-mann für Büromanagement fordert schon in der Ausbildung kommunikationsstarke Organisationstalente mit Zahlengeschick. Denn neben klassisch organisatorischen Tätigkeiten wie dem Managen des Büroalltags und der Kundenbetreuung stehen Projektorganisation, Eventplanung und Buchhaltung auf der Agenda.

    Eckdaten zur Ausbildung im Büromanagement

    • 3-jährige duale Ausbildung zum Kaufmann/-frau für Büromanagement:  Ausbildung erfolgt in Unternehmen und Berufsschule
    • Infos zu Kern- und Wahlqualifikationen
    • Infos zur gestreckten Abschlussprüfung
    • Verdienst: circa 760 Euro (1. Jahr), 810 Euro (2. Jahr), 860 Euro (3. Jahr)
    • Der Beruf Kauffrau /-mann für Büromanagement zählt zu den beliebtesten

    Ausbildungsberuf Kauffrau/-mann für Büromanagement: Der Aufgabenbereich im Überblick

    Bürowirtschaftliche Aufgaben zu organisieren und zu bearbeiten sind die Kernaufgabe für Kaufleute im Büromanagement. Außerdem kümmern sie sich um kaufmännische Tätigkeiten. Diese Aufgabenbereiche sind unternehmensspezifisch und reichen von der Auftragsbearbeitung, Beschaffung und dem Rechnungswesen bis hin zum Marketing und der Personalverwaltung.

    Aufgabenbereiche der Kaufleute für Büromanagement auf einen Blick:

    • Assistenz: Bürotätigkeiten und Sekretariatsaufgaben, Koordination von Terminen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Organisation / Planung / Leitung von Projekten, Anwendung diverser EDV-Programme, Bearbeitung Schriftverkehr, Recherche von Daten und Informationen sowie deren Aufbereitung für Präsentationen 
    • Verwaltung: Initiieren und Steuern bürowirtschaftlicher Abläufe, Bearbeitung von Personalakten, Personalbedarfsplanung , Bearbeitung der Beschaffungsvorgänge
    • Marketing: Erstellen und Auswerten von Marktanalysen und Werbekampagnen, Pflege von Social-Media-Kanälen, Durchführung qualitätssichernde Maßnahmen
    • Vertrieb: Kundenkommunikation und –beratung, Pflege der Kundenbeziehung, Neukundenakquise, Angebots- und Rechnungserstellung sowie weitere buchhalterische Tätigkeiten aus dem Bereich Rechnungswesen (Anwednung Buchungssysteme sowie Instrumente des Rechnungswesens)

    Um dieses Aufgabenspektrum souverän zu meistern, werden an die Bewerber für die Ausbildung im Büromanagement verschiedene Anforderungen gestellt. Neben schulischen Leistungen zählen vor allem persönliche Eigenschaften wie sorgfältiges Arbeiten zu den gewünschten Charakteristika.

    Die Voraussetzungen an die Bewerber für den Ausbildungsberuf im Überblick:

    • Theoretisch mit jedem Schulabschluss oder sogar ohne Abschluss möglich: jedoch erwarten ca. dreiviertel der Ausbilder einen mittleren Schulabschluss
    • Erwartete Eigenschaften des Auszubildenden: Sorgfalt, Genauigkeit, Neugierde, Lernbereitschaft, Selbstorganisation
    • Erwartete bisherige schulische Leistungen: gute Noten in Deutsch, Englisch und Mathe

    Geforderter Skill: Souveräner Umgang mit der Sprache

    Kaufleute für Büromanagement organisieren den gesamten Büroalltag. Das bedeutet viel Schreibarbeit am PC. Wer sich für eine Ausbildung interessiert, sollte also nicht nur gute Noten in Deutsch, sondern auch Spaß am Schreiben haben. Denn der Großteil des Schriftverkehrs landet auf dem Schreibtisch des Mitarbeiters für Büromanagement. Die Ansprüche an die Texte sind jedoch unterschiedlich: Verschiedenste Geschäftsbriefe müssen verfasst und verschickt werden.

    Doch nicht nur schriftlich versiert sollten der Kaufmann und die Kauffrau sein: Denn auch beim telefonischen oder persönlichen Umgang mit Kunden und Lieferanten sind die Kaufleute das Aushängeschild der Firma. So sind sie für den Empfang der Besucher und Kunden zuständig und assistieren bei Besprechungen, beispielsweise indem sie das Protokoll schreiben. Ein offener, höflicher Umgang mit anderen Menschen sollte die Basis sein. Deshalb ist es in diesem Beruf hilfreich, redegewandt und überzeugend zu sein. So fällt es leicht, Kundenanfragen zu bearbeiten, Aufträge entgegen zu nehmen und diese ordnungsgemäß zu dokumentieren.

    Geforderter Skill im Büro Management:  Organisationstalent

    Neben den textlichen Aufgaben und Anforderungen sollten Bewerber über ein gutes Zeitmanagement und Organisationstalent verfügen. Denn sie planen und erstellen Termine, bearbeiten die ein- und ausgehende Post und organisieren Geschäftsreisen und Events. Diese Termine müssen vorbereitet und begleitet sowie relevante Deadlines im Auge behalten werden. Auch logistische Aufgaben wie die Planung des Materiallagers oder Unterstützung bei der Personalverwaltung gehören zur Stelle. Es benötigt ein strukturiertes Arbeiten, um die Personalakten zu führen und zu bearbeiten. Außerdem müssen Krank- und Urlaubsmeldungen dokumentiert und der personelle Ausgleich sichergestellt werden. Hierfür wirken die Kaufleute für Büromanagement in der Personalbedarfsplanung mit.

    Geforderter Skill: Zuverlässig und sicher bei Rechenaufgaben

    Kaufleute für Büromanagement übernehmen zudem Aufgaben der Buchhaltung, wie das Schreiben der Rechnungen und die Kontrolle des Bankverkehrs. Das breite Themenspektrum zeigt sich auch in einer umfangreichen beruflichen Perspektive nach der Ausbildung: vom kleinen Unternehmen bis zum großen Konzern – Mitarbeiter im Büromanagement werden in so gut wie jeder Branche eingesetzt.

    Hier werden Kaufleute für Büromanagement eingesetzt - Ausbildungsunternehmen und typische Branchen:

    • in Unternehmen fast aller Wirtschaftsbereiche
    • in der öffentlichen Verwaltung
    • bei Verbänden, Organisationen und Interessenvertretungen
    • in Bildungseinrichtungen